Operations Coordinator / BAU executive

Λίγα λόγια για εμάς
Το γραφείο συντάξεων Μπαλλά - Παπακωνσταντίνου (Ballapension.com) βοηθά Έλληνες να βγουν στη σύνταξη... χωρίς άγχος. Αναλαμβάνουμε τον συνταξιοδοτικό φάκελο του πελάτη από την αρχή ως το τέλος («white glove» εξυπηρέτηση) και επικεντρωνόμαστε μόνο στις συντάξεις ΕΦΚΑ.
- Δουλεύουμε με Aircall, Asana, Slack, Google Workspace και AI εργαλεία.
- Αυτόν τον καιρό χτίζουμε έναν νέο τρόπο δουλειάς: κάθε κλήση, email και ραντεβού καταγράφεται,κάθε εκκρεμότητα έχει υπεύθυνο και ημερομηνία. Ψάχνουμε τον άνθρωπο που θα κρατάει αυτόντον ρυθμό κάθε μέρα.

Τι θα κάνεις
Ο ρόλος έχει τρία σκέλη, περίπου 1/3 το καθένα στην αρχή. Όσο ο νέος ρυθμός καθιερώνεται, τόσο περισσότερος χρόνος μένει για τα άλλα δύο.

1. Καθημερινή υποστήριξη Δημήτρη και Όλγας (BAU)
Αναλαμβάνεις τα ad hoc αιτήματα της ημέρας, ώστε οι συνάδελφοι να εστιάζουν στη δική τους
δουλειά. Για παράδειγμα: Ό,τι σημειώνει η Όλγα στο χαρτί για έναν φάκελο, το περνάς την ίδια μέρα στο Asana task του πελάτη - ώστε να μπορούμε να εμπιστευόμαστε το σύστημα.
Αν ο Δημήτρης χρειαστεί γρήγορα ένα έγγραφο την ώρα του ραντεβού, το ετοιμάζεις εσύ.
Βοηθάς στην ψηφιοποίηση φακέλων και καλύπτεις τηλέφωνα και εξυπηρέτηση πελατών όταν
χρειάζεται.

2. Ρυθμός και υλοποίηση
Είσαι αυτός/ή που φροντίζει ο νέος ρυθμός να τηρείται από όλους, κάθε μέρα:
Τρέχεις το σύντομο πρωινό συντονιστικό (stand-up) και ξέρεις τι εκκρεμεί.
Ελέγχεις καθημερινά ότι κάθε κλήση, email και ραντεβού έχει καταγραφεί (Aircall, Asana) και
κλείνεις τα κενά μαζί με τους συναδέλφους.
Ετοιμάζεις μια απλή εβδομαδιαία εικόνα για το πώς πάμε (Google Sheets).
Βοηθάς την ομάδα να χρησιμοποιεί σωστά Asana, Aircall και Google Workspace.
Όταν ο Δημήτρης δουλεύει απομακρυσμένα, είσαι το σημείο αναφοράς στο γραφείο και τον
ενημερώνεις μέσω Slack.

3. Projects με τον Δημήτρη σε όλη την εταιρεία
Δουλεύεις μαζί του σε ad hoc projects: νέες διαδικασίες, ψηφιοποίηση φακέλων, ασφαλής
διαχείριση προσωπικών δεδομένων και ό,τι άλλο χτίζουμε. Έχεις πραγματική επιρροή στο πώς
δουλεύει η εταιρεία από την πρώτη μέρα.

Ποιον/α ψάχνουμε
-2+ έτη σε ρόλο συντονισμού: team leader / supervisor (π.χ. call center, customer support), office manager, operations ή helpdesk coordinator.

-Σηκώνεις τα μανίκια. Μεγάλο μέρος της μέρας είναι πολλές μικρές εκκρεμότητες - όπως τα
tickets σε ένα customer support - και σου αρέσει να τις κλείνεις γρήγορα και σωστά, μία μία. -Δεν θεωρείς την καθημερινή δουλειά «κάτω από τον ρόλο σου».
-Έχεις κάνει μια ομάδα να ακολουθεί μια νέα διαδικασία - και μπορείς να μας πεις πώς.
-Κάνεις follow-up με επιμονή και ευγένεια, χωρίς να χαλάς σχέσεις.
-Πολύ καλή γνώση Google Sheets / Excel και άνεση με εργαλεία διαχείρισης εργασιών (Asana,
Trello, Monday ή αντίστοιχα).
-Καθαρή, σύντομη γραπτή επικοινωνία. Άριστα Ελληνικά, καλά Αγγλικά.
-Διακριτικότητα με ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα πελατών.
-Πτυχίο ΑΕΙ είναι επιθυμητό. Γνώση συνταξιοδοτικού δεν απαιτείται - θα σε εκπαιδεύσουμε.

Τι προσφέρουμε
Αρχικός μισθός 1200€ μικτά και re-evaluation κάθε 12 μήνες, βάσει στόχων και αποτελεσμάτων.
Άμεση συνεργασία με τον Δημήτρη/Όλγα και πραγματική επιρροή στο πώς δουλεύει η εταιρεία.
Hybrid / remote-friendly setup μετά τον πρώτο χρόνο.
Εκπαίδευση στο συνταξιοδοτικό σύστημα και στα εργαλεία μας.
Εξοπλισμός (laptop, accounts, templates).
Μηνιαία 1:1 meetings, feedback και personal development.
Την ημέρα των γενεθλίων σου δεν δουλεύεις - extra άδεια.

Πώς να κάνεις αίτηση
Κάνε αίτηση μέσω kariera.gr με το βιογραφικό σου και απάντησε σύντομα (έως 5 γραμμές η
καθεμία):
1. Περίγραψε μια φορά που έκανες μια ομάδα να ακολουθεί μια νέα διαδικασία. Τι έκανες όταν
κάποιος δεν την ακολουθούσε;
2. Ποια εργαλεία χρησιμοποιείς για να παρακολουθείς εκκρεμότητες - δικές σου και των άλλων;
3. Αν ξεκινούσες αύριο, ποια θα ήταν τα 3 πρώτα πράγματα που θα έκανες τις πρώτες 30 μέρες,
ώστε κάθε κλήση, email και εκκρεμότητα να καταγράφεται και να έχει υπεύθυνο και ημερομηνία;
Πώς θα έλεγχες ότι δουλεύει;

Γράψε στην πρώτη γραμμή της αίτησής σου τη λέξη «Ρυθμός».