Executive Operations Assistant

Executive Operations Assistant

Στη Digital Winners αναζητούμε έναν οργανωτικό, δυναμικό και proactive επαγγελματία, ο οποίος θα αποτελέσει το επιχειρησιακό σημείο αναφοράς της διοικητικής ομάδας.

Ο ρόλος δεν αφορά την κλασική γραμματειακή υποστήριξη. Αναζητούμε έναν άνθρωπο που θα οργανώνει την καθημερινότητα, θα συντονίζει ανθρώπους και διαδικασίες, θα παρακολουθεί όλες τις εκκρεμότητες και θα φροντίζει ώστε τίποτα σημαντικό να μην μένει πίσω.

Αν σου αρέσει να βάζεις τάξη στην πολυπλοκότητα, να κρατάς ανθρώπους και ομάδες ευθυγραμμισμένες και να λύνεις προβλήματα πριν καν εμφανιστούν, τότε ίσως είσαι ο άνθρωπος που ψάχνουμε.

Καθήκοντα

* Συμμετοχή στα καθημερινά meetings της διοίκησης και καταγραφή αποφάσεων, ενεργειών και επόμενων βημάτων.

* Παρακολούθηση όλων των action items μέχρι την ολοκλήρωσή τους.

* Follow-up με τις ομάδες για deadlines, εκκρεμότητες και προτεραιότητες.

* Συντονισμός ενεργειών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας.

* Οργάνωση και διαχείριση calendars, meetings, reminders και follow-ups.

* Παρακολούθηση της εξέλιξης νέων συνεργασιών, από την αρχική συμφωνία μέχρι την ολοκλήρωση όλων των απαραίτητων ενεργειών (νομικά, συμβάσεις, εγκρίσεις, υπογραφές κ.λπ.).

* Διαχείριση καθημερινών operational θεμάτων που απασχολούν τη διοίκηση.

* Υποστήριξη των στελεχών σε διοικητικά και οργανωτικά ζητήματα.

* Εντοπισμός σημείων που μπορούν να βελτιωθούν και πρόταση πρακτικών λύσεων για την αποτελεσματικότερη λειτουργία της ομάδας.

Τι αναζητούμε

* Προϋπηρεσία σε θέση Executive Assistant, Operations Coordinator, Office Manager, Project Coordinator ή αντίστοιχο ρόλο.

* Εξαιρετικές οργανωτικές και συντονιστικές δεξιότητες.

* Πολύ καλή γραπτή και προφορική επικοινωνία.

* Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων.

* Προσοχή στη λεπτομέρεια και συνέπεια.

* Άνεση στη συνεργασία με διαφορετικά τμήματα και επίπεδα διοίκησης.

* Πολύ καλή γνώση Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

* Πολύ καλή γνώση Αγγλικών.

* Διάθεση για ανάληψη πρωτοβουλιών και επίλυση προβλημάτων.

Θα ξεχωρίσεις αν…

* Σου αρέσουν οι λίστες, τα checklists και η σωστή οργάνωση.

* Δεν αφήνεις καμία εκκρεμότητα να “χαθεί”.

* Λειτουργείς με συνέπεια και μεθοδικότητα.

* Επικοινωνείς αποτελεσματικά με διαφορετικές ομάδες.

* Εντοπίζεις προβλήματα και προτείνεις λύσεις χωρίς να περιμένεις οδηγίες.

* Απολαμβάνεις να κάνεις τους ανθρώπους γύρω σου πιο παραγωγικούς.

Τι δεν είναι ο ρόλος

Ο ρόλος δεν αφορά τη διαχείριση έργων (Project Management) ούτε θέση Manager με πλήρες ownership.

Στόχος είναι να αποτελέσεις τον άνθρωπο που θα κρατά οργανωμένη την καθημερινή λειτουργία της διοικητικής ομάδας, εξασφαλίζοντας ότι οι αποφάσεις υλοποιούνται, οι εκκρεμότητες ολοκληρώνονται εγκαίρως και οι ομάδες παραμένουν ευθυγραμμισμένες.

Με τη δική σου συμβολή, τα στελέχη της εταιρείας θα μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στη στρατηγική και την ανάπτυξη της επιχείρησης και λιγότερο στη διαχείριση της καθημερινότητας.

Τι προσφέρουμε

* Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών, ανάλογο της εμπειρίας και των προσόντων.

* Σύγχρονο, δυναμικό και συνεργατικό εργασιακό περιβάλλον.

* Άμεση συνεργασία με τη διοίκηση του Ομίλου και ενεργή συμμετοχή στην καθημερινή λειτουργία της εταιρείας.

* Ρόλο με πραγματικό αντίκτυπο, όπου η συμβολή σου θα επηρεάζει ουσιαστικά την αποτελεσματικότητα της διοικητικής ομάδας.

* Ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης και εξέλιξης μέσα σε έναν ταχέως αναπτυσσόμενο οργανισμό.

* Συνεχή εκπαίδευση και πρόσβαση σε σύγχρονα εργαλεία και τεχνολογίες.

* Ιδιωτική ασφάλιση υγείας.

* Σύγχρονα γραφεία στην Καλλιθέα με εύκολη πρόσβαση στα μέσα μεταφοράς.

* Δωρεάν καφέδες, αναψυκτικά και snacks στον χώρο εργασίας.

* Συμμετοχή σε μία ομάδα που δίνει έμφαση στη συνεργασία, την καινοτομία και τη συνεχή βελτίωση.